Serienbrief Word 2013 erstellen: PDF-Anleitung

Ein Serienbrief in Word 2013 entsteht über den Seriendruck-Assistenten, der ein Hauptdokument mit einer Datenquelle wie einer Excel-Tabelle verknüpft und daraus automatisch personalisierte Briefe erzeugt. Diese Anleitung zeigt jeden Schritt so ausführlich, dass Sie sie sich auch als PDF ausdrucken und direkt am Bildschirm neben Word abarbeiten können.

Schritt 1: Datenquelle in Excel vorbereiten

Bevor Word überhaupt ins Spiel kommt, braucht der Serienbrief eine saubere Liste mit Empfängerdaten. Am gebräuchlichsten ist dafür eine Excel-Tabelle, in der jede Spalte ein Feld darstellt – etwa Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort oder Anrede.

Achten Sie auf diese Punkte, damit der spätere Seriendruck reibungslos läuft:

• Die erste Zeile enthält ausschließlich Spaltenüberschriften, keine Leerzeilen darüber.
• Jede Spalte hat einen eindeutigen, kurzen Namen ohne Sonderzeichen.
• Jede Zeile entspricht genau einem Empfänger – keine zusammengefassten Zellen.
• Die Tabelle liegt in einem eigenen Tabellenblatt, falls die Excel-Datei mehrere Blätter enthält.

Speichern Sie die Datei anschließend im Format .xlsx an einem Ort, den Sie leicht wiederfinden, denn Word verknüpft sich später direkt mit dieser Datei.

Schritt 2: Seriendruck-Assistent in Word 2013 starten

Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument in Word 2013 und wechseln Sie zum Menüband Sendungen. Dort finden Sie links den Befehl Seriendruck starten, über den sich der Assistent öffnen lässt.

Für Einsteiger empfiehlt sich die Option Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent, die am unteren Rand des Menüs erscheint. Word führt Sie damit durch sechs klar abgegrenzte Phasen:

1. Dokumenttyp wählen – für einen klassischen Brief bleibt es bei „Briefe“.
2. Startdokument festlegen – entweder das aktuelle Dokument nutzen oder eine Vorlage laden.
3. Empfänger auswählen – hier wird die vorbereitete Excel-Liste eingebunden.
4. Brief schreiben – der eigentliche Text samt Seriendruckfeldern.
5. Vorschau der Briefe – Kontrolle einzelner Datensätze.
6. Seriendruck abschließen – Zusammenführen und Drucken oder Speichern.

Klicken Sie sich nach dem ersten Schritt direkt bis zur dritten Phase durch, um die Datenquelle einzubinden.

Empfängerliste verknüpfen: Excel-Daten in Word einbinden

Im dritten Schritt wählen Sie Vorhandene Liste verwenden und klicken auf Durchsuchen, um die zuvor gespeicherte Excel-Datei auszuwählen. Word öffnet daraufhin ein Fenster mit dem Titel „Seriendruckempfänger“, in dem alle Datensätze als Tabelle angezeigt werden.

Hier lassen sich einzelne Empfänger per Häkchen abwählen, die Liste nach Spalten sortieren oder über die Schaltfläche „Filtern“ nur bestimmte Empfänger auswählen – etwa alle mit einer bestimmten Postleitzahl. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK, damit die Verknüpfung gespeichert wird.

Ab diesem Moment ist das Word-Dokument fest mit der Excel-Tabelle verbunden. Ändern Sie später Daten in der Tabelle, übernimmt Word diese beim nächsten Öffnen automatisch, sofern die Verknüpfung bestätigt wird.

Seriendruckfelder einfügen und Anschreiben gestalten

Jetzt entsteht der eigentliche Brieftext. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der zum Beispiel der Nachname erscheinen soll, und klicken Sie im Menüband auf Seriendruckfeld einfügen. Aus der Liste wählen Sie das passende Feld aus Ihrer Excel-Spalte, etwa „Nachname“ oder „Ort“.

Für eine korrekte Anrede bietet Word 2013 zusätzlich den Befehl Anrede, mit dem sich Grußformeln wie „Sehr geehrter Herr …“ oder „Sehr geehrte Frau …“ automatisch aus Titel und Geschlecht der Empfängerliste zusammensetzen lassen. Ein typisches Anschreiben enthält meist folgende Felder:

• Anrede und Nachname in der Grußzeile
• Straße, PLZ und Ort im Adressblock
• Individuelle Angaben im Fließtext, etwa eine Kundennummer

Formatieren Sie den Text wie in jedem anderen Word-Dokument – Schriftgröße, Absätze und Logo bleiben unabhängig vom Seriendruck bestehen.

Serienbrief prüfen und als PDF oder Ausdruck sichern

Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse zeigt Word den Brief mit echten Daten anstelle der Feldnamen an. Blättern Sie mit den Pfeiltasten durch mehrere Datensätze, um Tippfehler, falsche Leerzeichen oder fehlende Umlaute frühzeitig zu erkennen.

Ist alles korrekt, führt der letzte Schritt des Assistenten zum Zusammenführen. Word bietet dabei zwei sinnvolle Wege an:

• Einzelne Dokumente bearbeiten: Alle Briefe werden in einer neuen, langen Word-Datei zusammengefasst, die sich anschließend als PDF speichern lässt – über „Datei“, „Speichern als“ und die Auswahl des Dateityps PDF.
• Drucken: Die Briefe gehen direkt an den Drucker, ohne dass eine zusätzliche Datei entsteht.

Wer die gesamte Anleitung als Nachschlagewerk griffbereit haben möchte, kann auch dieses Dokument selbst über den Browser oder ein PDF-Werkzeug als PDF-Datei sichern und ausdrucken, um sie beim Arbeiten in Word 2013 daneben liegen zu haben.

Fazit

Ein Serienbrief in Word 2013 lässt sich in wenigen, klar abgegrenzten Schritten erstellen: Excel-Liste vorbereiten, Seriendruck-Assistent starten, Datenquelle verknüpfen, Felder einfügen und das Ergebnis prüfen. Wer diese Reihenfolge einhält, erhält am Ende zuverlässig personalisierte Briefe – ob als direkter Ausdruck oder als gesammelte PDF-Datei zur weiteren Verwendung.