Pivot Tabelle erstellen Anleitung: Excel-Grundlagen

Eine Pivot-Tabelle ist ein Werkzeug in Excel, mit dem sich große Datenmengen schnell zusammenfassen, filtern und auswerten lassen, ohne eine einzige Formel schreiben zu müssen. Wer schon einmal vor einer Liste mit tausenden Zeilen saß und wissen wollte, welcher Vertriebsmitarbeiter im letzten Quartal am meisten verkauft hat, findet in dieser Pivot Tabelle erstellen Anleitung den kompletten Weg von den Rohdaten bis zur fertigen Auswertung. Die folgenden Abschnitte erklären die Grundbegriffe, die Vorbereitung der Daten und die konkreten Klickschritte in Excel.

Was ist eine Pivot-Tabelle und wofür nutzt man sie?

Der Begriff „Pivot" kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „drehen" oder „schwenken". Genau das beschreibt die Funktion: Eine Pivot-Tabelle erlaubt es, dieselben Daten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, indem man Spalten und Zeilen frei neu anordnet, ohne die ursprüngliche Datenquelle zu verändern.

Typische Einsatzbereiche sind zum Beispiel:

• Verkaufszahlen nach Region, Produkt oder Monat zusammenfassen
• Ausgaben eines Haushalts nach Kategorien gruppieren
• Umfrageergebnisse nach Altersgruppen oder Antwortoptionen auswerten
• Personaldaten nach Abteilung, Standort oder Anstellungsart filtern

Der große Vorteil gegenüber klassischen Formeln wie SUMMEWENN oder ZÄHLENWENN liegt in der Geschwindigkeit: Eine Pivot-Tabelle lässt sich per Mausklick umbauen, während formelbasierte Auswertungen bei jeder neuen Fragestellung angepasst werden müssten. Wer eine excel pivot tabelle erstellen anleitung sucht, profitiert also vor allem davon, dass sich Auswertungen in Sekunden verändern lassen, statt Tabellenblätter neu aufzubauen.

Daten richtig vorbereiten: Die Basis jeder Pivot-Tabelle

Bevor eine Pivot-Tabelle überhaupt erstellt werden kann, müssen die Rohdaten in einer bestimmten Form vorliegen. Excel erkennt Muster in der Datenstruktur automatisch, reagiert aber empfindlich auf Unregelmäßigkeiten.

Folgende Punkte sollten vor dem ersten Schritt geprüft werden:

• Überschriften in der ersten Zeile: Jede Spalte braucht einen eindeutigen, aussagekräftigen Titel, zum Beispiel „Datum", „Produkt" oder „Umsatz".
• Keine leeren Zeilen oder Spalten: Lücken innerhalb der Datenreihe können dazu führen, dass Excel nicht den gesamten Bereich erkennt.
• Einheitliche Datentypen je Spalte: In einer Spalte für Zahlen sollten keine Textwerte stehen, sonst funktionieren spätere Berechnungen nicht korrekt.
• Keine verbundenen Zellen: Verbundene Zellen verwirren die Pivot-Funktion und sollten vor dem Start aufgelöst werden.

Es empfiehlt sich, die Rohdaten vorab in eine Excel-Tabelle (per Tastenkombination Strg+T) umzuwandeln. Dadurch erweitert sich der Datenbereich automatisch, sobald neue Zeilen hinzukommen, was spätere Aktualisierungen deutlich erleichtert.

Pivot-Tabelle erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung in Excel

Ist die Datengrundlage sauber, dauert das eigentliche Erstellen nur wenige Minuten. Die folgende pivot-tabelle erstellen anleitung funktioniert in den gängigen Excel-Versionen für Windows und macOS nahezu identisch:

1. Eine beliebige Zelle innerhalb des Datenbereichs markieren.
2. Im Menüband auf den Reiter „Einfügen" klicken.
3. Die Schaltfläche „PivotTable" auswählen.
4. Im erscheinenden Dialogfenster prüfen, ob der vorgeschlagene Datenbereich korrekt ist, und festlegen, ob die Pivot-Tabelle auf einem neuen oder bestehenden Arbeitsblatt erscheinen soll.
5. Mit „OK" bestätigen.

Excel öffnet daraufhin ein leeres Pivot-Tabellen-Gerüst sowie auf der rechten Seite das sogenannte Feldliste-Fenster. Dort werden alle Spaltenüberschriften der Ausgangsdaten als einzelne Felder angezeigt. Von hier aus beginnt die eigentliche Gestaltung der Auswertung, die im nächsten Abschnitt erklärt wird.

Wichtig zu wissen: Solange kein Feld in eines der vier Bereiche gezogen wurde, bleibt die Pivot-Tabelle leer. Das ist kein Fehler, sondern der normale Ausgangszustand direkt nach dem Erstellen.

Feldbereiche verstehen: Zeilen, Spalten, Werte und Filter

Das Feldliste-Fenster ist in vier Bereiche unterteilt, die gemeinsam bestimmen, wie die Daten dargestellt werden. Das Verständnis dieser vier Bereiche ist der wichtigste Baustein, um eine Pivot-Tabelle sinnvoll zu nutzen.

• Zeilen: Felder, die hier abgelegt werden, erscheinen als Zeilenüberschriften untereinander, zum Beispiel Produktnamen oder Kundennamen.
• Spalten: Felder in diesem Bereich werden nebeneinander als Spaltenüberschriften angeordnet, etwa Monate oder Jahre.
• Werte: Hier landen die Zahlen, die zusammengefasst werden sollen, beispielsweise Umsatz oder Stückzahl. Excel wählt automatisch eine passende Berechnungsart.
• Filter: Felder in diesem Bereich ermöglichen es, die gesamte Tabelle nach einem Kriterium einzuschränken, ohne die Struktur zu verändern, etwa nur eine bestimmte Region anzuzeigen.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Zusammenspiel: Zieht man „Region" in den Zeilenbereich, „Monat" in den Spaltenbereich und „Umsatz" in den Wertebereich, entsteht sofort eine übersichtliche Kreuztabelle, die zeigt, wie sich der Umsatz jeder Region über die Monate entwickelt hat. Felder lassen sich jederzeit per Drag-and-drop zwischen den Bereichen verschieben, ohne dass Daten verloren gehen.

Werte zusammenfassen: Summe, Anzahl, Mittelwert und mehr

Sobald ein numerisches Feld im Wertebereich liegt, greift Excel standardmäßig auf die Funktion „Summe" zurück. Enthält das Feld dagegen Text, wählt Excel automatisch „Anzahl". Beide Voreinstellungen lassen sich jederzeit ändern.

Um die Berechnungsart anzupassen, klickt man mit der rechten Maustaste auf den Wert in der Pivot-Tabelle und wählt „Werte zusammenfassen nach". Zur Auswahl stehen unter anderem:

• Summe – addiert alle Werte einer Gruppe
• Anzahl – zählt, wie viele Einträge vorhanden sind
• Mittelwert – berechnet den Durchschnitt
• Maximum und Minimum – zeigen den höchsten beziehungsweise niedrigsten Wert
• Produkt – multipliziert alle Werte miteinander

Zusätzlich lässt sich über „Werte anzeigen als" eine relative Darstellung wählen, etwa „% des Gesamtergebnisses" oder „% der übergeordneten Summe". Das ist nützlich, wenn nicht der absolute Umsatz interessiert, sondern der Anteil einer einzelnen Region am Gesamtumsatz. Ein Feld kann sogar mehrfach im Wertebereich erscheinen, sodass Summe und Mittelwert gleichzeitig nebeneinander angezeigt werden.

Pivot-Tabelle formatieren und übersichtlich gestalten

Eine funktionierende Pivot-Tabelle ist der erste Schritt, eine gut lesbare der zweite. Excel bietet dafür mehrere Gestaltungsoptionen, die über das Menüband „PivotTable-Analyse" beziehungsweise „Entwurf" erreichbar sind.

Sinnvolle Anpassungen sind unter anderem:

• Zahlenformat: Über einen Rechtsklick auf die Werte lässt sich festlegen, ob Beträge mit Währungssymbol, Tausendertrennzeichen oder Dezimalstellen angezeigt werden.
• Berichtslayout: Im Reiter „Entwurf" kann zwischen „Kompakt", „Gliederung" und „Tabellenformat" gewählt werden, wobei das Tabellenformat oft die übersichtlichste Struktur liefert.
• Zwischensummen und Gesamtergebnisse: Diese lassen sich ein- oder ausblenden, je nachdem, ob ein schneller Überblick oder eine detaillierte Aufschlüsselung gewünscht ist.
• Designvorlagen: Fertige Farbschemata sorgen für ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild ohne manuelle Formatierung.

Bei größeren Tabellen hilft außerdem das Gruppieren von Werten, etwa das Zusammenfassen einzelner Tage zu Monaten oder Quartalen. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf ein Datumsfeld in der Pivot-Tabelle und wählt „Gruppieren". So bleibt die Übersicht auch bei sehr detaillierten Ausgangsdaten erhalten.

Daten aktualisieren und Pivot-Tabellen erweitern

Eine Pivot-Tabelle übernimmt die Daten nur zum Zeitpunkt ihrer Erstellung, sie aktualisiert sich nicht automatisch, wenn sich die Ausgangsdaten ändern. Wurden neue Zeilen hinzugefügt oder bestehende Werte korrigiert, muss die Pivot-Tabelle manuell aktualisiert werden.

Das geht auf zwei Wegen:

• Rechtsklick auf die Pivot-Tabelle und „Aktualisieren" auswählen
• Im Menüband „PivotTable-Analyse" auf die Schaltfläche „Aktualisieren" klicken

Wurde die ursprüngliche Datenquelle vorab in eine Excel-Tabelle umgewandelt, erkennt die Pivot-Tabelle auch neu hinzugefügte Zeilen automatisch, sobald „Aktualisieren" ausgeführt wird. Ohne diese Umwandlung müsste stattdessen der Datenquellenbereich über „Datenquelle ändern" manuell erweitert werden.

Für wiederkehrende Auswertungen, etwa monatliche Berichte, lohnt es sich, die Datenquelle von vornherein als Tabelle anzulegen. So genügt nach dem Einfügen neuer Zahlen ein einziger Klick auf „Aktualisieren", und sämtliche Berechnungen, Gruppierungen und Diagramme passen sich automatisch an.

Pivot-Charts: Aus Zahlen werden Diagramme

Eine Pivot-Tabelle liefert Zahlen, ein Pivot-Chart macht daraus ein Diagramm, das sich genauso flexibel anpassen lässt wie die zugrunde liegende Tabelle. Das ist besonders hilfreich, wenn Ergebnisse in einer Präsentation oder einem Bericht visuell dargestellt werden sollen.

Ein Pivot-Chart lässt sich auf zwei Arten erstellen:

1. Direkt beim Erstellen der Pivot-Tabelle über „Einfügen" → „PivotChart" statt „PivotTable".
2. Nachträglich, indem eine bestehende Pivot-Tabelle markiert und über „PivotTable-Analyse" → „PivotChart" ein passender Diagrammtyp gewählt wird.

Verändert man anschließend die Feldanordnung in der Pivot-Tabelle, etwa durch Hinzufügen eines Filters, passt sich das verknüpfte Diagramm automatisch an. Balken-, Linien- und Kreisdiagramme eignen sich für die meisten Auswertungen, während gestapelte Balkendiagramme sich besonders gut für die Darstellung von Anteilen über mehrere Kategorien hinweg eignen. Wer regelmäßig Berichte erstellt, spart sich mit Pivot-Charts den Aufwand, Diagramme nach jeder Datenaktualisierung von Hand neu aufzubauen.

Häufig gestellte Fragen zu Pivot-Tabellen

Was ist der Unterschied zwischen einer Pivot-Tabelle und einer normalen Tabelle?

Eine normale Tabelle zeigt Rohdaten in der ursprünglichen Reihenfolge, während eine Pivot-Tabelle diese Daten zusammenfasst, gruppiert und neu anordnet, ohne die Originaldaten zu verändern. Dadurch lassen sich aus denselben Ausgangsdaten beliebig viele unterschiedliche Auswertungen erzeugen.

Welche Excel-Version brauche ich für Pivot-Tabellen?

Pivot-Tabellen sind seit vielen Jahren fester Bestandteil von Excel und stehen sowohl in Excel für Microsoft 365 als auch in den meisten älteren Desktop-Versionen sowie in Excel Online zur Verfügung. Kleine Unterschiede in der Menüführung sind möglich, das grundlegende Vorgehen bleibt aber gleich.

Kann ich mehrere Datenquellen in einer Pivot-Tabelle kombinieren?

Ja, über das sogenannte Datenmodell lassen sich mehrere Tabellen miteinander verknüpfen und gemeinsam in einer Pivot-Tabelle auswerten. Voraussetzung dafür ist, dass die Tabellen über ein gemeinsames Feld, etwa eine Kunden- oder Produkt-ID, miteinander verbunden werden können.

Wie aktualisiere ich eine Pivot-Tabelle automatisch?

Eine vollautomatische Aktualisierung ohne jeden Klick ist in Excel nicht vorgesehen, allerdings lässt sich über die Einstellung „Aktualisieren beim Öffnen der Datei" zumindest sicherstellen, dass die Pivot-Tabelle jedes Mal aktuelle Werte zeigt, sobald die Datei geöffnet wird.

Warum zeigt meine Pivot-Tabelle falsche Werte an?

Meist liegt die Ursache in fehlerhaften Ausgangsdaten, etwa Textwerten in einer Zahlenspalte, leeren Zeilen innerhalb des Datenbereichs oder einer veralteten Datenquelle, die noch nicht aktualisiert wurde. Ein Blick in die Rohdaten und ein anschließendes Aktualisieren der Pivot-Tabelle lösen die meisten dieser Probleme.

Kann ich eine Pivot-Tabelle wieder in normale Werte umwandeln?

Ja, dazu markiert man die Pivot-Tabelle, kopiert sie und fügt sie über „Einfügen" → „Werte einfügen" an gewünschter Stelle wieder ein. Dadurch entsteht eine statische Kopie der aktuellen Ansicht, die sich nicht mehr automatisch mit der Datenquelle aktualisiert.

Fazit

Eine Pivot-Tabelle ist eines der nützlichsten Werkzeuge in Excel, um große Datenmengen ohne komplizierte Formeln verständlich aufzubereiten. Wer die Grundlagen aus dieser Anleitung verinnerlicht hat – saubere Datenvorbereitung, das Zusammenspiel der vier Feldbereiche und die Möglichkeiten zur Formatierung – kann in wenigen Minuten aussagekräftige Auswertungen erstellen und bei Bedarf flexibel anpassen. Für komplexere Auswertungen mit mehreren verknüpften Tabellen lohnt sich anschließend ein genauerer Blick auf das Excel-Datenmodell und Power Pivot.