Arbeitszeugnis schreiben: Anleitung für Arbeitgeber

Wer ein Arbeitszeugnis schreibt, folgt am besten einer festen Anleitung: Zunächst werden Personalien, Position und Beschäftigungsdauer festgehalten, danach folgen Tätigkeitsbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sowie eine wohlwollende Schlussformel – formuliert in der für Zeugnisse üblichen Zeugnissprache, ohne versteckte negative Botschaften. Diese Anleitung zeigt Arbeitgebern Schritt für Schritt, worauf es bei jedem Bestandteil ankommt.

Welche Angaben muss ein Arbeitszeugnis enthalten?

Grundlage ist der Anspruch des Arbeitnehmers auf ein schriftliches Zeugnis, das sich aus der Gewerbeordnung ergibt. Dabei wird zwischen zwei Arten unterschieden: dem einfachen Zeugnis, das nur Art und Dauer der Beschäftigung bestätigt, und dem qualifizierten Zeugnis, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet. In der Praxis verlangen die meisten Beschäftigten die qualifizierte Variante, da sie bei Bewerbungen mehr Aussagekraft hat.

Unabhängig von der Art gehören folgende Angaben zwingend hinein:

• Vollständiger Name, Geburtsdatum und Anschrift der beschäftigten Person
• Genaue Dauer des Arbeitsverhältnisses (Eintritts- und Austrittsdatum)
• Bezeichnung der ausgeübten Position beziehungsweise Positionen
• Beschreibung der wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche
• Ausstellungsdatum, Unterschrift und Firmenangaben auf offiziellem Briefpapier

Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie unvollständig, gilt das Zeugnis als fehlerhaft und kann von der betroffenen Person zur Korrektur zurückgegeben werden.

Schritt für Schritt: So gehen Sie beim Formulieren vor

Ein Arbeitszeugnis entsteht am zuverlässigsten in einer festen Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt hat:

1. Einleitung: Name, Geburtsdatum, Position und Beschäftigungszeitraum werden sachlich benannt.
2. Tätigkeitsbeschreibung: Die konkreten Aufgaben werden vollständig und chronologisch aufgelistet, größere Veränderungen wie Beförderungen inklusive.
3. Leistungsbeurteilung: Fachkompetenz, Arbeitsweise und Erfolge werden bewertet, meist beginnend mit der Gesamtnote und anschließend Detailaspekten.
4. Verhaltensbeurteilung: Das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden wird eingeordnet.
5. Schlussformel: Grund des Ausscheidens, Dank und Zukunftswünsche runden das Zeugnis ab.

Wer schon einmal eine Anleitung zum Bewerbung schreiben genutzt hat, kennt den Vorteil einer klaren Vorlage: Sie gibt Struktur, ersetzt aber nicht die individuelle Formulierung. Genauso verhält es sich mit einer Anleitung zum Arbeitszeugnis schreiben mit Muster – die Vorlage liefert das Gerüst, die konkreten Inhalte müssen aber zur tatsächlichen Leistung der jeweiligen Person passen. Ein reines Kopieren fremder Textbausteine führt schnell zu unpassenden oder sogar widersprüchlichen Aussagen.

Zeugnissprache: wohlwollend, aber wahr formulieren

Arbeitszeugnisse folgen einem eigenen Sprachcode, der sich über Jahrzehnte etabliert hat. Bestimmte Formulierungen entsprechen festen Notenstufen, auch wenn sie auf den ersten Blick neutral wirken. Wer diesen Code nicht kennt, formuliert schnell ungewollt schlechter oder besser, als beabsichtigt.

Zwei Grundregeln gelten dabei immer: Das Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein, darf also keine unnötigen Härten enthalten, gleichzeitig muss es wahr bleiben. Diese Balance macht das Formulieren anspruchsvoll, denn Kritik darf nicht offen ausgesprochen, aber auch nicht komplett verschwiegen werden. Zurückhaltende Formulierungen wie „bemühte sich" statt „erledigte zuverlässig" transportieren daher subtil eine schwächere Bewertung.

Typische Fehler beim Schreiben vermeiden

Selbst erfahrene Personalverantwortliche machen beim Verfassen wiederkehrende Fehler, die das Zeugnis angreifbar machen. Dazu zählen vor allem:

• Auffällige Lücken in der Beschäftigungsdauer oder fehlende Angaben zu Positionswechseln
• Versteckte Codes, die auf den ersten Blick freundlich wirken, aber negativ gedeutet werden können
• Rechtschreib- oder Grammatikfehler, die den professionellen Eindruck untergraben
• Eine Unterschrift von Personen ohne ausreichende hierarchische Stellung gegenüber der bewerteten Person
• Zu kurze oder zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibungen, die keinen echten Einblick in die Arbeit geben

Auch offen negative Formulierungen sind rechtlich riskant, da sie gegen das Wohlwollensgebot verstoßen können. Bei Unsicherheit, ob eine Formulierung zulässig ist oder ob ein Zeugnis rechtlichen Anforderungen entspricht, lohnt sich der Rat einer arbeitsrechtlich spezialisierten Fachperson, bevor das Dokument ausgehändigt wird.

Fazit

Ein gutes Arbeitszeugnis entsteht nicht aus dem Bauch heraus, sondern folgt einer klaren Anleitung: vollständige Pflichtangaben, ein logischer Aufbau von der Einleitung bis zur Schlussformel und eine Formulierung in der etablierten Zeugnissprache. Wer diese Schritte einhält und typische Fehler vermeidet, stellt ein Dokument aus, das sowohl der scheidenden Person als auch dem eigenen Unternehmen gerecht wird.